「会社にあるパソコン、何台あって誰が使ってるか即答できますか？」中小企業の経営者・総務担当者で、これに答えられる人は意外と少ないのが現実。IT資産管理はセキュリティ・コスト・税務すべてに直結する重要業務です。神戸・明石のBULLCOMが、中小企業向けのIT資産管理の始め方を解説します。
IT資産管理が必要な3つの理由
① セキュリティリスクの可視化
「誰がどのPCを使っているか」を把握していないと、退職者のアカウントが残ったまま・古いWindows 10機が放置されたまま、などのリスクが見えない。
② コスト最適化
使われていないPC・ライセンスを把握すれば、不要な保守費用・サブスク料金を削減できる。
③ 税務・会計上の必要性
10万円以上のPCは固定資産。台帳がないと減価償却や除却の処理が正確にできない。
PC台帳に記録すべき項目
項目 | 内容 |
|---|---|
管理番号 | 社内固有の番号（PC-001など） |
機種・モデル | メーカー・型番 |
シリアル番号 | 本体貼付のS/N |
OS・バージョン | Windows 11 Pro 23H2 など |
スペック | CPU・メモリ・ストレージ |
購入日・購入価格 | 請求書ベース |
使用者・部署 | 現在の使用者名 |
設置場所 | 本社・支店・在宅など |
保守期限 | メーカー保証・サポート期限 |
状態 | 稼働中・予備・故障・廃棄予定 |
ライセンス | Office・ウイルス対策ソフト等 |
始めるための3ステップ
STEP 1: 現状棚卸し
まず全PCを物理的に確認。机の下・倉庫・在宅勤務者宅まで含めて全部数える。シリアル番号は本体底面や背面のシールに記載。
STEP 2: Excelで台帳化
専用ソフトを買う前にExcelで十分。上記の項目を列に並べて入力。フィルター機能で部署別・機種別の集計ができる。
STEP 3: 運用ルール策定
- 新規購入時：台帳に追加するルール
- 異動時：使用者を更新するルール
- 退職時：PC回収・データ消去・台帳更新の手順
- 廃棄時：データ消去証明書を取得・台帳から除却
- 年1回：物理棚卸しで台帳と実物を突合
セキュリティ強化のチェックポイント
- OS最新化：Windows Update適用状況の確認
- ウイルス対策ソフト：全PCに導入されているか
- パスワードポリシー：複雑性・定期変更
- 共有フォルダのアクセス権：最小権限の原則
- USBメモリ持ち出し制限：ポリシー策定
- 退職者のアカウント削除：当日中の対応
退職者のPC処理フロー
- 退職日当日：PC・周辺機器を回収
- アカウント無効化（メール・社内システム）
- 業務データのバックアップ・引継ぎ
- HDD/SSDのデータ消去（専用ソフトで完全消去）
- 消去証明書を取得・保管
- 再配布または廃棄手続き
専用ツールの検討タイミング
PCが30台を超えたらExcel管理は限界。以下のツール検討を：
- LANSCOPE、SKYSEA Client View（国産・実績あり）
- Microsoft Intune（Microsoft 365契約者）
- 無料ツール：OCS Inventory、GLPI（オープンソース）
BULLCOMの法人IT資産管理サポート
- 初期棚卸し代行・台帳構築支援
- セキュリティ診断・運用ルール策定支援
- 古いPCのデータ消去・廃棄手続き代行
- 神戸・明石エリアの中小企業対応実績多数
まとめ
IT資産管理はExcel1枚から始められます。物理棚卸し → 台帳化 → 運用ルール策定の3ステップ。30台以下なら専用ツールは不要。中小企業のIT管理にお悩みなら、お気軽にBULLCOMへご相談ください。